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Ley de Protección de Datos

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APLICACIÓN DE LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS EN LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

1.- ¿Por qué es de aplicación la normativa de protección de datos en mi comunidad de propietarios?
Tal como señala el artículo 2.1 de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos Personales (LOPD) “La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado”
Por tanto, la LOPD es de obligado cumplimiento siempre que exista un soporte físico que sea susceptible de un posterior tratamiento (informático y/o documental), bien por un software que se utilice para la gestión contable de las comunidades, o bien por unas carpetas físicas en las que se archiva la documentación y cuentas.

2.- Principales exigencias en el cumplimiento de la normativa de protección de datos
Las obligaciones que la Comunidad de Propietarios debe tener cubiertas son:

A) INSCRIBIR los ficheros en el Registro General de la Protección de Datos. Notificación administrativa obligada. El registro y sus inscripciones pueden ser consultados por cualquier ciudadano.
B) TENER un Documento de Seguridad. Manual descriptivo de cómo la Comunidad cumple la LOPD.
C) GARANTIZAR la confidencialidad de los datos en su uso por terceros. Debe procederse a la firma de contratos que regulen el uso de los ficheros de la Comunidad por proveedores que necesitan los datos para prestar sus servicios (el despacho del administrador, el servicio de lectura de contadores, el servicio de seguridad y video vigilancia o el gestor que hace las nóminas del portero).
D) LEGALIZAR los tratamientos mediante cláusulas legales informativas o de autorización. Propietarios, inquilinos, órganos de gobierno, trabajadores de la Comunidad o visitantes del edificio (si existe video vigilancia) deben ser informados de quién, cómo y por qué se obtienen datos.
E) ASEGURAR medidas técnicas y organizativas que eviten fugas de información. Estas medidas de seguridad deben ser aplicadas por los órganos de gobierno o los trabajadores que traten los datos (administrador, presidente, portero, etc.). Y deben ser revisados en auditoría al menos cada dos años (art. 96 RD 1720/2007 que desarrolla la LOPD).

3.- El sistema de cumplimiento de la LOPD debe estar siempre al día
Un incumplimiento de la normativa de Protección de Datos puede suponer una denuncia, una inspección, una infracción, y como consecuencia sanciones que pueden ir desde 900,00 € a 600.000,00 €.
Es importante para la Comunidad contar con la GARANTÍA de estar cumpliendo al 100% y día tras día, sin asumir riesgos. Por ello, debe seleccionarse un servicio profesional con expertos legales que asuman las tareas requeridas por la LOPD, siendo éstas entre otras:

1.- ADAPTAR la Comunidad a los requisitos iniciales de registro, documentación y textos legales.
2.- SUPERVISAR procesos y ASESORAR a la Comunidad y a sus órganos de gobierno con el fin de que no se realice ninguna actuación que suponga la vulneración de la normativa de protección de datos.
3.- ACTUALIZAR conforme a la legislación vigente, así como en los criterios interpretativos establecidos por la Agencia Española de Protección de Datos.
4.- REPRESENTAR a la Comunidad ante cualquier requerimiento o actuación de la Agencia Española de Protección de Datos.


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